L’obtention d’une certification nécessite un processus souvent long et coûteux, surtout lorsque le responsable qualité doit gérer lui-même l’ensemble des informations utiles. Ces difficultés expliquent sans doute la réticence de certaines entreprises pour la mise en place d’une démarche QSE en vue d’une certification. Pourtant, il s’agit d’un atout indéniable pour gagner et maintenir la confiance de ses partenaires.
Des difficultés de gérer un plan QSE à partir d’un logiciel standard
Les petites structures se contentent souvent des outils bureautiques classiques pour diverses tâches de gestion. Pourtant, le pilotage du système de management qualité sur un logiciel Excel implique de nombreuses manipulations souvent chronophages et sources d’erreurs. Il faut intégrer les données une à une selon le service concerné, ce qui peut se révéler extrêmement fastidieux pour le responsable qualité. Pourtant, il doit gérer ces informations pendant toute la durée de la démarche jusqu’à la certification, ce qui peut prendre plusieurs mois.
Pour les entreprises dotées d’un ERP, il est possible d’intégrer des modules spécifiques pour la gestion du management qualité : rapports et indicateurs QSE, revue de performance, audits périodiques… Or le développement ou l’achat de ces modules coûte souvent très cher.
Logiciel spécialisé, une solution simple et performante pour la gestion QSE
Petites et grandes structures peuvent également adopter un outil dédié. Un logiciel de gestion HSE comporte plusieurs tableaux de bord qui vont faciliter la visualisation des informations disponibles et des indicateurs clés. Le dispositif génère des données en temps réel et assurent un reporting régulier et personnalisé. Il permet également de gérer les fichiers utiles après la certification pour continuer à honorer les objectifs qualité de l’entreprise.
Par ailleurs, il est possible d’interfacer le logiciel HSE avec les diverses applications métier de l’entreprise. Chaque collaborateur ou service peut ainsi contribuer à la démarche qualité initiée. Pour l’instant, il est nécessaire de saisir les diverses données utiles pour générer des indicateurs. Toutefois, il est à espérer qu’une automatisation sera bientôt possible. Il ne restera plus qu’à exporter les données issues des divers services au sein de la structure, à partir des logiciels sur les postes de travail ou les applications mobiles utilisées par les travailleurs en extérieur.
La certification représente un enjeu important pour les entreprises, il s’agit d’un élément décisif pour gagner la confiance des clients et fournisseurs, des divers partenaires ainsi que des salariés. Adopter un outil digital dédié permet de faciliter l’ensemble de la gestion qualité, et de maintenir la certification.